AI-policy för Firemill Sweden AB

1. Syfte

Firemill använder artificiell intelligens (AI) som ett stöd för att effektivisera verksamheten, förbättra arbetsprocesser och stärka kvaliteten i företagets kommunikation, analys och administrativa arbete.

Denna policy beskriver de principer som styr Firemills användning av AI och syftar till att säkerställa att tekniken används på ett ansvarsfullt, transparent och lagenligt sätt.

2. Grundläggande principer

Firemills användning av AI utgår från följande principer:

Mänskligt ansvar

AI är ett hjälpmedel och ersätter inte mänskligt omdöme. Beslut som påverkar verksamheten, våra kunder, samarbetspartners eller användare fattas alltid av människor.

Transparens

Vi strävar efter att vara öppna med när AI används som stöd i våra arbetsprocesser. Innehåll som publiceras av Firemill kan i vissa fall ha tagits fram med stöd av AI, men granskas och godkänns alltid av en människa före publicering.

Kvalitet och tillförlitlighet

AI-genererat material kan innehålla felaktigheter, ofullständig information eller missvisande slutsatser. Därför granskas och kvalitetssäkras AI-genererat innehåll innan det används eller publiceras.

Säkerhet och integritet

AI ska användas på ett sätt som skyddar personuppgifter, affärskritisk information och andra uppgifter som omfattas av sekretess eller särskilda säkerhetskrav.

3. Användningsområden

Firemill kan använda AI som stöd inom bland annat följande områden:

–  analys av data och marknadsföringsresultat
– bearbetning och sammanfattning av information
– framtagning av utkast till texter och innehåll
– teknisk felsökning och support
– dokumentation och administration
– effektivisering av interna arbetsprocesser

Användningen av AI kan utvecklas över tid i takt med att nya verktyg, behov och regelverk tillkommer.

4. Ansvar för innehåll

Allt material som publiceras eller distribueras av Firemill är företagets ansvar, oavsett om AI har använts som stöd i framtagandet.

AI-genererat innehåll får inte publiceras utan lämplig mänsklig granskning. Den som använder AI i sitt arbete ansvarar för att innehållet är korrekt, relevant och förenligt med Firemills värderingar, riktlinjer och lagstadgade krav.

5. Personuppgifter och dataskydd

Firemill behandlar personuppgifter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU dataskyddsförordning (GDPR).

Vid användning av AI-verktyg ska särskild hänsyn tas till:

– skyddet av personuppgifter
– skyddet av konfidentiell information
– skyddet av affärskritisk information
– avtalade sekretessförpliktelser

Information som omfattas av sekretess eller andra särskilda skyddskrav får inte delas med externa AI-tjänster utan att detta har bedömts som lämpligt och förenligt med gällande lagstiftning och interna riktlinjer.

6. Informationssäkerhet

Användning av AI ska ske med beaktande av Firemills krav på informationssäkerhet.

Anställda, konsulter och samarbetspartners som använder AI i arbete för Firemill ska:

– använda godkända eller betrodda tjänster
– vara medvetna om vilka uppgifter som delas med externa leverantörer
– undvika att dela känslig eller skyddsvärd information när det inte är nödvändigt
– följa gällande säkerhetsrutiner och interna instruktioner

7. Etisk användning

Firemill ska använda AI på ett ansvarsfullt och etiskt sätt.

AI får inte användas för att:

– vilseleda kunder, användare eller samarbetspartners
– skapa diskriminerande eller kränkande innehåll
– sprida felaktig information medvetet
– kringgå lagar, regler eller avtalsvillkor

Vi eftersträvar att AI används på ett sätt som stärker förtroendet för Firemill och våra produkter.

8. Efterlevnad och uppföljning

Firemill följer utvecklingen inom AI, informationssäkerhet, dataskydd och relevanta regelverk. Policyn kan uppdateras vid behov för att säkerställa att den fortsätter att vara aktuell och ändamålsenlig.

9. Kontakt

Frågor om Firemills användning av AI eller denna policy kan ställas via kontaktuppgifterna på firemill.se.